การเจรจาต่อรอง เป็นการสื่อสารที่มีความสำคัญทำให้คนทำงานหลายอาชีพประสบความสำเร็จ เช่น การเจรจาต่อรองระหว่างคู่ค้าตกลงลงทุนหรือทำธุรกิจร่วมกัน การเจรจาต่อรองเพื่อปิดการขาย โดยการต่อรองจะง่ายขึ้นเพียงทำความเข้าใจวิธีการและองค์ประกอบเหล่านี้ที่จะให้การพูดคุยต่อรองผ่านฉลุย

1.รู้ว่าจะต้องเจรจาเรื่องอะไรทำไมกับใครที่ไหนเมื่อไร อย่างไรและเท่าไร (5W2H) 

เป็นเรื่องของการเตรียมตัวก่อนที่จะดำเนินการเจรจาต่อรอง เป็นข้อมูลที่สำคัญในส่วนแรก เพราะเราจะไม่สามารถเจรจาต่อไปได้เลยหากขาดข้อมูลพื้นฐานส่วนนี้ 

• รู้ว่าเราต้องเจรจาเรื่องอะไร (What)
• เหตุผลหรือวัตถุประสงค์ที่เราต้องเจรจา (Why)
• ต้องเจรจากับใครและใครคนนั้นต้องเป็นตัวจริงที่สามารถตัดสินใจในเรื่องนั้นๆด้วย (Who)
• วันเวลานัดหมายก็เป็นอีกเรื่องที่สำคัญมากที่จำเป็นต้องรู้ (When)
• ต้องรู้สถานที่นัดหมายเพื่อไปเจรจา (Where) ซึ่งในปัจจุบันไม่จำเป็นต้องเป็นสถานที่ที่จับต้องได้เสมอไป อาจจะเป็นการเจรจาผ่าน Video Conference หรือ Application ต่างก็ได้
• รูปแบบการเจรจาที่จะใช้ในการดำเนินการหรือจะเจรจาอย่างไร (How)
• หัวข้อท้ายสุดนี้คือวัตถุประสงค์หลักของการเจรจา เพราะเราต้องอยู่ผลลัพธ์ว่าเราและคู่เจรจาต้องการเท่าไร (How much)

2.รู้ความต้องการที่แท้จริงของคู่เจรจา

• ถ้าหากอยากรู้ความต้องการที่แท้จริงของคู่เจรจา สิ่งที่ต้องต้องทำคือการพูดให้น้อยลง ฟังให้มากขึ้นและฟังอย่างตั้งใจ ที่แม้ว่าเราจะไม่สามารถล่วงรู้ความต้องการที่แท้จริงของคู่เจรจามาก่อน แต่เราจะสามารถจับประเด็นจากคำพูดที่เขาพูดออกมาได้
• การเจรจาต่อรองที่ต้องการให้ผ่านฉลุยทุก Job ต้องฟังอย่างน้อย 80% พูดเพียง 20% ยิ่งฟังมากเท่าไร เรายิ่งเจรจาได้เข้าเป้ามากเท่านั้น 
• การรับฟังคู่เจรจา หรือคู่ค้าที่ดี เราจะต้องรู้จักการจับประเด็นใจที่ความสำคัญ (Keyword) ให้ได้ ตัวอย่างเช่น คู่เจรจาพูดว่า “ทางเราต้องการซื้อสินค้าจากคุณโดยไม่จำเป็นต้องตรวจสอบซ้ำ” เราต้องรู้ว่าคำนี้สื่อถึงอะไรคู่เจรจาต้องการให้เกิดอะไรขึ้น ซึ่งคำพูดนี้หมายถึงว่าเขาต้องการให้ทางเราตรวจสอบสินค้าอย่างละเอียด มีระบบการทำงานที่โปร่งใส ตรวจสอบย้อนกลับได้ง่าย

3.รู้ความความต้องการที่แท้จริงของตัวเอง 

• เรื่องนี้เป็นสิ่งที่จำเป็นมาก ๆ เพราะหลายคนไม่ได้ตั้งเป้าหมายและความต้องการที่แท้จริงไว้ ส่งผลให้ไม่มีพลังในการเจรจาต่อรอง 
• การรู้วัตถุประสงค์ที่แท้จริงของ

4.รู้วิธีคิดหรือที่มาของความคิดของคู่เจรจา ว่าเขายืนอยู่ตรงจุดไหน

ส่วนในเรื่องที่ว่ามาทั้งหมดยังไม่สำคัญเท่าเรื่องนี้ นั่นก็คือเรื่องของความเข้าใจวิธีคิดของคู่เจรจา ว่าพื้นฐานเขาคิดมาจากเรื่องใด ยกตัวอย่างเช่น

• หากเขามีพื้นฐานมาจากความเคร่งครัดในประเพณีและวัฒนธรรม เราก็ไม่ควรนำเรื่องที่จะทำให้เกิดความขัดแย้งในเรื่องนี้ขึ้นมาในบทสนทนาหรือหากมีก็ต้องเป็นเรื่องที่นำเสนอในเชิงสร้างสรรค์มากกว่าที่จะเป็นการวิจารณ์
• หากว่าคู่เจรจาเป็นคนที่ติดกรอบ ไม่สนใจความต้องการของผู้อื่น สิ่งที่เราต้องทำคือทำให้เห็นว่ากรอบที่เขามีอาจจะทำให้ไม่สามารถบรรลุผลการเจรจาได้ เรื่องนี้หากเราไม่ทราบว่าเขาเป็นเช่นไร ก็มีวิธีง่าย ๆ ที่นอกจากจะใช้วิธีการฟังอย่างตั้งใจแล้ว การใช้คำถามก็เป็นเรื่องที่สำคัญสำหรับการเจรจาต่อรอง 

  ขอยก ตัวอย่างการต่อรอง ที่เกิด ณ ร้านขายอาหารแห่งหนึ่ง ที่นำเสนออาหารชุดสำหรับจัดเลี้ยงในราคา 20,000 บาท แต่ลูกค้าต่อรองที่ราคา 15,000 กรณีนี้ทางร้านอาจจะเสนอไปว่าราคานี้ไม่สามารถรวมการส่งอาหารและการบริการของพนักงาน หากซื้อในราคาเดิมลูกค้านอกจากจะได้รับการบริการเพิ่มแล้ว ยังสามารถได้ส่วนลดอีก 10% อีก 10 ครั้งด้วย แต่หากซื้อในราคาที่ต่อรองก็จะไม่ได้ในส่วนนี้ไป

การเจรจาในครั้งนี้ดูว่าทางร้านได้เงินเท่าเดิม ลูกค้าได้บริการเพิ่มขึ้นและยังได้รับสิทธิ์ในรูปแบบเดิมพร้อมทั้งส่วนลด 10% อีก 10ครั้ง ดูยังไงก็คุ้มกว่าส่วนลด 5,000 บาทที่ได้ ร้านค้าก็ไม่ได้เสียเงินเพิ่มทั้งยังได้ลูกค้าประจำที่จะกลับมาซื้ออีก 10 ครั้ง เพราะหากว่าลดให้ไปลูกค้าก็มีทั้งโอกาสที่กลับมาซื้อและไม่กลับมาอีกเลย เป็นสิ่งที่ทำให้เกิดความพึงพอใจทั้ง 2 ฝ่าย เพราะร้านก็ได้ลูกค้าก็ได้ 

5.รู้จักการเจรจา ต่อรองแบบ Win-Win หรือการต่อรองที่ทุกฝ่ายได้ประโยชน์ร่วมกัน ซึ่งมีอยู่ 5 รูปแบบดังนี้

• ต่อรองแบบ Win-Lose (ชนะ-แพ้) ผลการเจรจาจะเป็นฝ่ายเราที่ได้แต่อีกฝ่ายจะเสียส่วนมากจะใช้แบบการต่อรองระยะสั้นที่ไม่เน้นการเจรจาซ้ำ หรือใช้กับการแข่งขันต่างๆ
• ต่อรองแบบ Lose-Win (แพ้-ชนะ) หมายถึงว่าฝ่ายเราจะเป็นผู้เสียประโยชน์ โดยอาจจะเพื่อรักษาความสัมพันธ์ไว้ก็ได้ หรืออาจจะเกิดจากเรามีข้อมูลหรือวิธีการเจรจาที่เป็นรอง
• ต่อรองแบบ Lose-Lose (แพ้-แพ้) วิธีการนี้คือแพ้ทั้งคู่ ส่วนมากเราจะพบเจอในการเจรจาที่ใช้อารมณ์โดยไม่สนใจผลลัพธ์ที่ต้องการจริงๆ แต่เป็นเพียงความสะใจมากกว่า
• ต่อรองแบบ Win-Win (ชนะ-ชนะ) คือวิธีที่ดีที่สุดของการต่อรอง 
• ต่อรองแบบ Win-Win or No deal (แบบไม่มีข้อตกลง) ต่างฝ่ายต่างไม่เสียอะไร และเป็นการเจรจาเพื่อที่จะมีการดำเนินการต่อในครั้งถัดไป

ตัวอย่างเพิ่มเติมที่ทำให้เห็นถึงวิธีการที่จะทำให้เกิดการต่อรองแบบ Win-Win

  ไม่ว่าการเจรจาแบบไหนก็ตาม ถ้าไม่ได้อยู่บนพื้นฐานของการต่อรองแบบ Win-Win หรือสมประโยชน์ทุกฝ่าย สุดท้ายผลการเจรจานั้นก็จะกลายมาเป็น Lose-Lose 

  มาดูตัวอย่างการต่อรองแบบ Lose-Lose หรือแพ้ทั้งคู่เสมอ ยกตัวอย่างเช่น การเจรจาในการรับคนเข้าทำงานที่ผู้สมัครงานมีคุณสมบัติตามที่บริษัทต้องการและยังมีคุณสมบัติอื่น ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ ฝ่ายบุคคลตกลงทำการรับเข้าทำงานในตำแหน่งและรายได้ต่ำกว่าที่ประกาศ เพราะเห็นว่าคน ๆ นี้กำลังตกงาน ซึ่งเขาก็จำเป็นต้องรับข้อเสนอ แต่สุดท้ายแล้วเขาก็จะมองหาโอกาสในองค์กรอื่นที่ให้คุณค่าต่อเขา ในที่สุดเขาก็ลาออกไปทำงานที่อื่น บริษัทก็ต้องสูญเสียพนักงานที่มีศักยภาพ ต้องหาคนใหม่ก็อาจจะต้องจ้างแพงกว่าเดิมมาก ผลลัพธ์ของเรื่องนี้คือแพ้ทั้งคู่ 

   มาดูตัวอย่างการต่อรองที่เป็นการต่อรองแบบ Win-Win ที่เป็นเรื่องสมมติว่าเกิดขึ้นกับฝ่ายจัดซื้อในห้าง ๆ หนึ่ง เป็นวิธีการที่ฉีกกฎเกณฑ์ที่คนส่วนมากทำว่าต้องเจรจาให้ได้เปรียบเท่านั้น (Win-Lose) ฝ่ายจัดซื้อคนนี้ต่อรองด้วยพื้นฐานวิธีคิดว่า “ลูกค้าต้องได้รับสิ่งที่คุ้มค่าที่สุด” จากผู้ผลิตสินค้าที่มีคุณภาพสมราคา สามารถสร้างกำไรให้หน่วยงานที่ดูแลได้ 

   การนำวิธีนี้มาใช้โดยการแจ้งให้คู่ค้าทำการเสนอราคาเท่าไรก็ได้ ซึ่งเป็นราคาที่ทำให้ห้างมีกำไร ลูกค้าพอใจราคาขาย และคู่ค้าสามารถส่งสินค้าได้ครบตามจำนวนที่สั่งซื้อ และตามกำหนดเวลา ก็จะทำให้การเจรจาต่อรองนั้นสมประโยชน์ทุกฝ่าย

การเจรจาต่อรองไม่ได้ยากเลยที่จะทำให้ผ่านได้ฉลุยทุก Job หากเรารับฟังอย่างตั้งใจ มีการใช้คำถามในเชิงสร้างสรรค์ มีพื้นฐานต่อรองแบบ Win-Win ไม่ว่าจะเจรจากับคนที่ต้องการเอาเปรียบเรา เราก็สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในทุก ๆ ครั้งได้

ที่มาข้อมูล

• เดลคาร์เนกี้.(2479)วิธีชนะมิตรและจูงใจคน:HowtoWinFriendsandInfluencePeople
• สตีเฟนอาร์โควีย์(2541).7อุปนิสัยสำหรับผู้ทรงประสิทธิผลยิ่ง:The7HabitsofHighlyEffectivePeople
• https://successjigsaw.com/think-win-win-2/
• https://anyflip.com/zrkcu/mmdo/basic