การประชุมทางออนไลน์เพื่อจะนำเสนองานนั้นมีความแตกต่างจากปกติ คุณควรหลีกเลี่ยงความยุ่งยากทางเทคนิคด้วยการออกแบบสไลด์ที่อ่านง่าย วางข้อความไว้ตรงกลาง อย่าวางข้อความไว้ที่ริมหรือขอบสไลด์ เพราะข้อความที่แสดงบนหน้าจอของผู้ฟังแต่ละคนอาจแตกต่างกันไปตามขนาดของหน้าจอ และควรคำนึงถึงแพลตฟอร์มที่ใช้ในการประชุมด้วย
Tip: เวลาประชุมหรือนำเสนองานทางออนไลน์ ผู้ฟังอาจทำหลายอย่างพร้อมกันไปด้วย เพื่อป้องกันไม่ให้พวกเขาพลาดประเด็นหลัก คุณควรนำเสนอข้อมูลนั้นตั้งแต่เริ่ม และควรใส่ข้อมูลนั้นในสไลด์ให้โดดเด่นและอ่านง่าย
เทคโนโลยีสามารถช่วยให้เราเชื่อมต่อกันได้อย่างง่ายดายเพียงแค่คลิกเดียว แต่ความซับซ้อนของมันก็อาจทำให้เกิดปัญหาหรือเกิดการหยุดชะงักได้ คุณจึงควรเตรียมตัวให้พร้อมก่อนนำเสนองานออนไลน์ โดยตรวจสอบสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้
ถ้าคุณต้องประชุมออนไลน์แบบเปิดกล้องก็ควรขจัดความยุ่งเหยิงทางสายตาที่อยู่ด้านหลังคุณออกไป เช่น กล่องต่าง ๆ กองเสื้อผ้า หรือถุงอาหาร เป็นต้น ฉากหลังที่เป็นผนังเรียบ ๆ จะช่วยให้ผู้ฟังมีสมาธิมากกว่า และคุณก็จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นด้วย หากไม่สามารถจัดระเบียบพื้นที่ได้ ก็สามารถเลือกใช้พื้นหลังเสมือนจริงที่มีความเรียบง่ายแทนได้
อย่าใส่ชุดนอนแล้วเปิดกล้องนำเสนองานเด็ดขาด การนำเสนอผลงานให้มีประสิทธิภาพและดูเป็นมืออาชีพ คุณควรแต่งชุดทำงาน หรือสวมเสื้อผ้าที่ใส่ประจำเวลาไปทำงาน หากอยากให้ผู้ฟังจดจ่ออยู่กับข้อความของคุณเป็นหลัก คำแนะนำคือควรเลี่ยงการใส่เสื้อเชิ้ตที่มีหลากสีสัน และเสื้อผ้าที่มีความมันวาวอย่างผ้าซาตินหรือผ้าไหม เพราะผ้าพวกนี้อาจส่องแสงระยิบระยับเวลาคุณขยับตัว และมันอาจทำให้ผู้ฟังเสียสมาธิได้ เสื้อผ้าที่มีสีทึบจึงเวิร์คและเหมาะที่สุด และควรใส่ใจเรื่องของหน้าผมให้ดูสะอาดและเรียบร้อยด้วย
Tip: อย่าลืมมองไปที่กล้องระหว่างนำเสนองาน เพราะมันจะช่วยให้ผู้ฟังรู้สึกมีส่วนร่วมกับการนำเสนอมากขึ้น คำแนะนำคือให้ลองเปิดกล้องเพื่อเช็กดูว่าคุณอยู่ในระดับและตำแหน่งที่ดีแล้วหรือยังก่อนนำเสนองาน ถ้าหากระดับสายตายังไม่ได้ก็ลองยกกล้องหรือปรับระดับให้พอดี
หากแสงในห้องมืดเกินไป ให้ลองตั้งโคมไฟตั้งโต๊ะไว้ด้านหลังคอมพิวเตอร์ โดยให้วางอยู่ตรงกลางกล้องเพื่อให้ใบหน้าของคุณดูสว่างขึ้น วิธีนี้ยังช่วยลดแสงจากส่วนอื่น ๆ ของห้องด้วย โดยจะลดระดับแสงลงเพื่อป้องกันไม่ให้แสงมาจากด้านข้างหรือด้านหลังของคุณ
นอกจากเรื่องของแสงแล้ว การนำเสนอผ่านทางออนไลน์ก็ควรเกิดขึ้นในห้องที่เงียบสงบ แต่สำหรับบางคนที่ไม่ได้อยู่คนเดียว อาจมีเด็กหรือคนอื่นอาศัยอยู่ด้วยจึงไม่สามารถควบคุมเสียงรบกวนจากรอบข้างได้ แต่คุณสามารถแก้ปัญหานี้ได้ด้วยการใส่หูฟังที่มีไมโครโฟนในตัว เพราะมันจะช่วยตัดหรือลดเสียงรบกวนจากภายนอกได้ และอย่าลืมตรวจสอบการเชื่อมต่อให้ดีก่อนเข้าประชุมด้วย
Tip: ถ้าไม่อยากให้ใบหน้าดูมืดเกินไป คุณไม่ควรนั่งโดยมีหน้าต่างอยู่ที่ด้านหลัง หน้าต่างควรจะอยู่ตรงด้านหน้าของเรามากกว่า
ถือเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะผู้ฟังอาจมีแพลน มีงาน หรือมีประชุมอื่นที่ต้องเข้าต่อจากการนำเสนองานของคุณ และมันยังถือเป็นการทำงานอย่างมืออาชีพอีกด้วย หากพวกเขามีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม แต่มันใกล้จะหมดเวลาหรืออาจจะทำให้เกินเวลาที่กำหนด คุณอาจบอกให้พวกเขาติดต่อกลับเพื่อพูดคุยเป็นการส่วนตัวแทนจะดีกว่าการยืดเวลาออกไป
ที่มาข้อมูล