ในขณะที่คุณเตรียมการนำเสนอ ให้นึกถึงผู้ฟังและสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา ลองมองสิ่งต่าง ๆ จากมุมมองของพวกเขา แล้วคิดดูว่าพวกเขาอาจสงสัยและมีคำถามอะไรบ้าง ลิสต์ออกมาอย่างน้อย 5 - 10 คำถามสำคัญ และเตรียมคำตอบไว้ โดยควรตอบให้สั้นและตรงไปตรงมาที่สุด
หากคุณกำลังทำสไลด์นำเสนอและพบว่ามันมีรายละเอียดมากเกินไป ขอแนะนำว่าอย่าโยนข้อมูลพวกนั้นออกไปเลยทันที ให้เก็บมันไว้สำหรับช่วง Q&A เพราะถ้ามีคำถามเจาะลึกที่ต้องลงรายละเอียด คุณจะสามารถใช้ข้อมูลพวกนี้ได้
คุณอยากจะให้ผู้ฟังถามคำถามได้ตอนไหนบ้าง เช่น ถามได้ตั้งแต่ระหว่างการนำเสนอ หรือจะให้ถามในช่วง Q&A เท่านั้น คุณควรตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะอนุญาตให้ถามคำถามได้ตอบไหน คำแนะนำจากวิทยากรระดับโลกส่วนใหญ่มักจะไม่ตอบคำถามในระหว่างการนำเสนอ เพื่อป้องกันการหยุดชะงักหรือขาดช่วงของการพรีเซนต์
ถ้าไม่อยากให้ช่วงตอบคำถามยืดเยื้อไปตลอดกาล คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะใช้เวลานานเท่าไหร่ ถามได้กี่คำถาม หรือถ้าต้องการให้ช่วง Q&A มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ก็สามารถบอกผู้ฟังได้ว่า “เรายังมีเวลาสำหรับคำถามสุดท้าย” การวางแผนไว้ล่วงหน้าจะทำให้ทุกอย่างออกมาดีและคุณรับมือกับมันได้
ตอบคำถามในเชิงบวกและพูดขอบคุณเสมอ เช่น “ขอบคุณสำหรับคำถาม” หรือ “ขอบคุณมาก คุณถามประเด็นได้น่าสนใจ” จะช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและทำให้ผู้ฟังกล้าถามคำถามมากขึ้น
การทวนคำถามถือเป็นสิ่งสำคัญที่คุณควรทำซ้ำกับทุกคำถาม เพราะผู้ฟังมักจะไม่มีไมโครโฟนเวลาถาม และการทวนคำถามซ้ำอีกครั้งจะช่วยทำให้ทุกคนได้ยิน นอกจากผู้ฟังจะได้เข้าใจกับคำตอบแล้ว ยังช่วยป้องกันไม่ให้มีการถามคำถามเดียวกันซ้ำอีกด้วย
การฝึกฝนจะทำให้คุณพร้อมรับมือได้ดีกว่า และถึงแม้ว่าคุณจะเตรียมคำถามและคำตอบไว้ล่วงหน้าแล้ว แต่ก็ต้องเข้าใจว่าช่วง Q&A มักจะมีความไม่แน่นอนอยู่เสมอ และคุณจะต้องคิดให้รอบคอบ การฝึกฝนบ่อย ๆ จะสามารถช่วยคุณได้
อย่ารีบตอบคำถามในทันที ใช้เวลาคิดสักหน่อยเพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้องและชัดเจน และอย่าคาดเดาคำตอบเด็ดขาด คุณไม่จำเป็นต้องมีคำตอบให้กับทุกคำถามในทันที เพราะบางทีคุณอาจไม่มีข้อมูลหรือตัวเลขที่ชัดเจนในตอนนั้น ทางที่ดีคือคุณขอตอบคำถามนี้ในภายหลัง อาจจะเป็นตอบผ่านทางอีเมลก็ได้
ในช่วง Q&A มักจะมีคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องหรือคำถามที่ไม่น่ารักกับหัวข้อที่คุณพูด หากเจอคำถามแบบนี้ให้ตอบโต้อย่างสงบและมั่นใจ คุณควรควบคุมอารมณ์ให้ดี และพยายามเปลี่ยนการสนทนาให้ไปในทางบวก
คุณอาจรู้สึกหงุดหงิดที่มีคนถามคำถามที่มีคำตอบอย่างชัดเจนในสิ่งที่พูดไปแล้ว ซึ่งมันแสดงให้เห็นชัดเลยว่าเขาไม่ได้ฟังคุณพูดเลยตอนนำเสนอ หากเจอคำถามแบบนั้นก็ควรหลีกเลี่ยงคำตอบที่จะทำให้ผู้ถามดูโง่ในที่สาธารณะ เช่น “ตามที่ฉันได้อธิบายหรือพูดไปก่อนหน้านี้แล้ว……” คุณควรตอบคำถามที่เขาถามไปเลยอย่างเป็นมิตร
หากไม่มีคนถามเลย ให้คุณทำลายความเงียบด้วยการเข้าสู่ช่วง Q&A ด้วยตัวเอง เช่น “สิ่งที่ผู้คนมักจะถามเกี่ยวกับเรื่องนี้คือ….” คุณอาจตอบคำถามเบื้องต้นจากคำถามที่เตรียมมาเองประมาณ 2 - 3 คำถาม เพื่อทำลายกำแพงระหว่างคุณกับผู้ฟังให้พวกเขากล้าถามมากขึ้น ถ้าสุดท้ายแล้วก็ยังไม่มีคนถามเลยก็ไม่เป็นไร และคุณควรพูดด้วยว่าหากใครมีคำถามก็ยินดีพร้อมจะตอบทุกคำถามที่ผู้ฟังสงสัยทั้งในตอนนี้หรือจะติดต่อมาสอบถามหลังจากนี้ก็ได้เช่นกัน
อยากทำสไลด์พรีเซนต์ให้ผู้ฟังเห็นแล้วเข้าใจง่าย ขอแนะนำคอร์ส Shortcut PowerPoint Design คอร์สเรียนที่จะสอนเทคนิคของมืออาชีพในการออกแบบสไลด์ PowerPoint ให้ดูสวย น่าสนใจ อ่านข้อมูลง่าย และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกงาน
ที่มาข้อมูล