10 วิธีรับมือ Q&A ให้อยู่หมัดตอนพรีเซนต์งาน
3114 views | 22/09/2022
Copy link to clipboard
Koii Nopnok
Content Creator

หลายคนมักจะกลัวช่วงเวลาที่ต้องถามตอบ หรือ Q&A กับผู้ฟัง โดยส่วนใหญ่แล้วมักกังวลว่าจะตอบคำถามได้ไม่ดี ตอบไม่รู้เรื่อง ไปจนถึงตอบคำถามไม่ได้เลย มาเรียนรู้วิธีเตรียมพร้อมเพื่อรับมือกับช่วง Q&A ในการพรีเซนต์งานให้เอาอยู่และดูโปรเป็นมืออาชีพกัน 



ทำรายการคำถามและคำตอบไว้ล่วงหน้า

ในขณะที่คุณเตรียมการนำเสนอ ให้นึกถึงผู้ฟังและสิ่งที่พวกเขากำลังมองหา ลองมองสิ่งต่าง ๆ จากมุมมองของพวกเขา แล้วคิดดูว่าพวกเขาอาจสงสัยและมีคำถามอะไรบ้าง ลิสต์ออกมาอย่างน้อย 5 - 10 คำถามสำคัญ และเตรียมคำตอบไว้ โดยควรตอบให้สั้นและตรงไปตรงมาที่สุด



ทำสไลด์ไว้สำหรับ Q&A โดยเฉพาะ

หากคุณกำลังทำสไลด์นำเสนอและพบว่ามันมีรายละเอียดมากเกินไป ขอแนะนำว่าอย่าโยนข้อมูลพวกนั้นออกไปเลยทันที ให้เก็บมันไว้สำหรับช่วง Q&A เพราะถ้ามีคำถามเจาะลึกที่ต้องลงรายละเอียด คุณจะสามารถใช้ข้อมูลพวกนี้ได้ 



ตั้งกฎล่วงหน้า

คุณอยากจะให้ผู้ฟังถามคำถามได้ตอนไหนบ้าง เช่น ถามได้ตั้งแต่ระหว่างการนำเสนอ หรือจะให้ถามในช่วง Q&A เท่านั้น คุณควรตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะอนุญาตให้ถามคำถามได้ตอบไหน คำแนะนำจากวิทยากรระดับโลกส่วนใหญ่มักจะไม่ตอบคำถามในระหว่างการนำเสนอ เพื่อป้องกันการหยุดชะงักหรือขาดช่วงของการพรีเซนต์ 


ถ้าไม่อยากให้ช่วงตอบคำถามยืดเยื้อไปตลอดกาล คุณสามารถกำหนดได้ว่าจะใช้เวลานานเท่าไหร่ ถามได้กี่คำถาม หรือถ้าต้องการให้ช่วง Q&A มีความยืดหยุ่นมากขึ้น ก็สามารถบอกผู้ฟังได้ว่า “เรายังมีเวลาสำหรับคำถามสุดท้าย” การวางแผนไว้ล่วงหน้าจะทำให้ทุกอย่างออกมาดีและคุณรับมือกับมันได้



ตอบคำถามในเชิงบวก

ตอบคำถามในเชิงบวกและพูดขอบคุณเสมอ เช่น “ขอบคุณสำหรับคำถาม” หรือ “ขอบคุณมาก คุณถามประเด็นได้น่าสนใจ” จะช่วยสร้างบรรยากาศที่ดีและทำให้ผู้ฟังกล้าถามคำถามมากขึ้น



ทวนคำถาม

การทวนคำถามถือเป็นสิ่งสำคัญที่คุณควรทำซ้ำกับทุกคำถาม เพราะผู้ฟังมักจะไม่มีไมโครโฟนเวลาถาม และการทวนคำถามซ้ำอีกครั้งจะช่วยทำให้ทุกคนได้ยิน นอกจากผู้ฟังจะได้เข้าใจกับคำตอบแล้ว ยังช่วยป้องกันไม่ให้มีการถามคำถามเดียวกันซ้ำอีกด้วย 



ฝึกฝนบ่อย ๆ

การฝึกฝนจะทำให้คุณพร้อมรับมือได้ดีกว่า และถึงแม้ว่าคุณจะเตรียมคำถามและคำตอบไว้ล่วงหน้าแล้ว แต่ก็ต้องเข้าใจว่าช่วง Q&A มักจะมีความไม่แน่นอนอยู่เสมอ และคุณจะต้องคิดให้รอบคอบ การฝึกฝนบ่อย ๆ จะสามารถช่วยคุณได้ 



คำตอบที่รอบคอบต้องใช้เวลาคิด

อย่ารีบตอบคำถามในทันที ใช้เวลาคิดสักหน่อยเพื่อให้ได้คำตอบที่ถูกต้องและชัดเจน และอย่าคาดเดาคำตอบเด็ดขาด คุณไม่จำเป็นต้องมีคำตอบให้กับทุกคำถามในทันที เพราะบางทีคุณอาจไม่มีข้อมูลหรือตัวเลขที่ชัดเจนในตอนนั้น ทางที่ดีคือคุณขอตอบคำถามนี้ในภายหลัง อาจจะเป็นตอบผ่านทางอีเมลก็ได้ 



ตอบโต้อย่างสงบกับคำถามที่ไม่น่ารัก

ในช่วง Q&A มักจะมีคำถามที่ไม่เกี่ยวข้องหรือคำถามที่ไม่น่ารักกับหัวข้อที่คุณพูด หากเจอคำถามแบบนี้ให้ตอบโต้อย่างสงบและมั่นใจ คุณควรควบคุมอารมณ์ให้ดี และพยายามเปลี่ยนการสนทนาให้ไปในทางบวก 



อย่าตอบคำถามที่จะทำให้ผู้ฟังดูโง่

คุณอาจรู้สึกหงุดหงิดที่มีคนถามคำถามที่มีคำตอบอย่างชัดเจนในสิ่งที่พูดไปแล้ว ซึ่งมันแสดงให้เห็นชัดเลยว่าเขาไม่ได้ฟังคุณพูดเลยตอนนำเสนอ หากเจอคำถามแบบนั้นก็ควรหลีกเลี่ยงคำตอบที่จะทำให้ผู้ถามดูโง่ในที่สาธารณะ เช่น “ตามที่ฉันได้อธิบายหรือพูดไปก่อนหน้านี้แล้ว……” คุณควรตอบคำถามที่เขาถามไปเลยอย่างเป็นมิตร 



เมื่อไม่มีคนถามจะทำอย่างไร

หากไม่มีคนถามเลย ให้คุณทำลายความเงียบด้วยการเข้าสู่ช่วง Q&A ด้วยตัวเอง เช่น “สิ่งที่ผู้คนมักจะถามเกี่ยวกับเรื่องนี้คือ….” คุณอาจตอบคำถามเบื้องต้นจากคำถามที่เตรียมมาเองประมาณ 2 - 3 คำถาม เพื่อทำลายกำแพงระหว่างคุณกับผู้ฟังให้พวกเขากล้าถามมากขึ้น ถ้าสุดท้ายแล้วก็ยังไม่มีคนถามเลยก็ไม่เป็นไร และคุณควรพูดด้วยว่าหากใครมีคำถามก็ยินดีพร้อมจะตอบทุกคำถามที่ผู้ฟังสงสัยทั้งในตอนนี้หรือจะติดต่อมาสอบถามหลังจากนี้ก็ได้เช่นกัน 



อยากทำสไลด์พรีเซนต์ให้ผู้ฟังเห็นแล้วเข้าใจง่าย ขอแนะนำคอร์ส Shortcut PowerPoint​ Design คอร์สเรียนที่จะสอนเทคนิคของมืออาชีพในการออกแบบสไลด์ PowerPoint ให้ดูสวย น่าสนใจ อ่านข้อมูลง่าย และสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกงาน 

สนใจเรียนคอร์ส Shortcut PowerPoint​ Design คลิกที่นี่




ที่มาข้อมูล

  • https://blog.presentationload.com/qa-sessions-presentations-manage/
  • https://www.socialtables.com/blog/attendee-engagement/qa-session/
  • https://power-presentations.com/question-and-answer/